So optimierst du deine Prozesse im Handwerk von der Anfrage bis zum Auftrag
Effiziente Prozesse sind der Schlüssel zum Erfolg. In diesem Artikel zeigen wir dir praxisnah, wie du deinen Workflow von der ersten Anfrage bis zum Auftrag optimieren kannst. Du erfährst, wie du Automatisierungspotenziale ausschöpfst, Zeit sparst und dich vom Wettbewerb abhebst.
So erreichen dich Anfragen
Anfragen erreichen dich in der Regel über zwei Kanäle: telefonisch oder online, zum Beispiel über ein Formular auf deiner Website oder per E-Mail. Telefonische Anfragen sollten im Idealfall sofort beantwortet werden, während du bei Anfragen über das Formular oder per E-Mail flexibler planen kannst. Diese Flexibilität macht die Arbeit für dein Team viel effizienter.
Beispielprozess: Vom ersten Kontakt bis zum Besuch vor Ort
Wusstest du, dass heute etwa 80 % der Menschen im Internet nach Lösungen suchen? Nehmen wir zum Beispiel eine Person, die ein Fenster einbauen lassen möchte. Sie gelangt über deine Website zu deinem Anfrageformular oder ruft direkt an. In beiden Fällen landet die Anfrage bei deinem Verkaufsteam.
Bei Formularanfragen: Hier kann dein Team innerhalb von 24 bis 48 Stunden antworten.
Bei telefonischen Anfragen: Oft wird direkt ein Termin vereinbart.
Früher war es üblich, direkt zum Kunden zu fahren, um die Details zu besprechen. Heute kann man viele Informationen schon im Vorfeld klären. Zum Beispiel reichen bei einem Fensterprojekt oft schon die Maße, ein Foto der Dacheindeckung und ein Foto des Innenraums, um ein Angebot zu erstellen. Das spart Zeit und Kosten.
Automatisierung: So machst du deine Prozesse effizienter
1. Anfrageformular integrieren
Ein optimierter Prozess beginnt direkt nach dem Anfrageformular. Hier kannst du ein Rückfragenformular implementieren, in dem Kunden wichtige Details wie Maße oder Fotos hochladen können. Diese Daten können dann automatisch in ein System wie MeisterTask übertragen werden. So kann dein Team sofort mit der Vorbereitung beginnen.
2. Videoberatung anbieten.
Eine weitere Möglichkeit zur Effizienzsteigerung ist die Integration einer automatisierten Videoberatung. Hier kannst du zum Beispiel den Unterschied zwischen Klapp- und Schwingfenstern erklären oder die Vorteile von Hitze- und Insektenschutz aufzeigen. So reduzierst du den Beratungsaufwand und positionierst dich gleichzeitig als Experte.
3. Automatisierte Terminvereinbarung
Im Anschluss an die Videoberatung kannst du Kunden automatisch zu einem Erstgespräch einladen. Erinnerungen über einen Zeitraum von 10 bis 14 Tagen helfen dabei, den Termin wahrzunehmen. Die Buchung erfolgt bequem über eine Online-Terminseite.
Kunden-Onboarding: Der Schlüssel für einen reibungslosen Start
Sobald ein Auftrag erteilt wurde, beginnt der Onboarding-Prozess. Hier können beispielsweise folgende Schritte integriert werden:
Kommunikationsregeln festlegen: Soll die Kommunikation per E-Mail oder über ein CRM-System erfolgen?
Arbeitsabläufe erklären: Informiere den Kunden über Beginn, Dauer und Vorbereitung der Arbeit.
Personalisierte Begrüßungsvideos: Diese können den Kunden über den weiteren Ablauf informieren und ein gutes Gefühl vermitteln.
Vorteile optimierter Prozesse
Durch die Optimierung und Automatisierung deiner Prozesse profitierst du von zahlreichen Vorteilen:
Effizienz: Automatisierte Schritte entlasten dein Team und sparen Zeit.
Bessere Vorbereitung: Kundinnen und Kunden werden vorab informiert, der Beratungsaufwand wird minimiert.
Umsatzsteigerung: Verständliche Erklärungen und Zusatzinformationen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden hochwertige Zusatzleistungen buchen.
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