So optimierst du deine Prozesse im Handwerk von der Anfrage bis zum Auftrag

Effiziente Prozesse sind der Schlüssel zu mehr Erfolg. In diesem Beitrag zeigen wir dir praxisnah, wie du deinen Workflow von der ersten Anfrage bis zum Auftrag optimieren kannst. Du erfährst, wie du Automatisierungspotenziale ausschöpfst, Zeit sparst und dich von der Konkurrenz abhebst.

So erreichen dich Anfragen

In der Regel kommen Anfragen über zwei Kanäle: telefonisch oder online, zum Beispiel über ein Formular auf deiner Webseite oder per E-Mail. Telefonische Anfragen sollten idealerweise sofort bearbeitet werden, während du bei Anfragen über das Formular oder per E-Mail flexibler planen kannst. Diese Flexibilität macht die Arbeit für dein Team deutlich effizienter.

Beispielprozess: Vom ersten Kontakt bis zur Vor-Ort-Besichtigung

Wusstest du, dass mittlerweile etwa 80 % der Menschen im Internet nach Lösungen suchen? Nehmen wir als Beispiel eine Person, die ein Fenster einbauen lassen möchte. Sie gelangt über deine Webseite zu deinem Anfrageformular oder ruft direkt an. In beiden Fällen landet die Anfrage bei deinem Vertriebsteam.

  • Bei Formular-Anfragen: Hier kann dein Team innerhalb von 24 bis 48 Stunden antworten.

  • Bei Telefonanfragen: Häufig wird direkt ein Termin vereinbart.

Früher war es üblich, direkt zum Kunden zu fahren, um die Details zu besprechen. Heute kannst du viele Informationen schon vorab klären. Zum Beispiel reichen bei einem Fensterprojekt oft die Maße, ein Foto der Dacheindeckung und ein Bild des Innenraums aus, um ein Angebot vorzubereiten. So sparst du Zeit und Kosten.

 

Automatisierung: So machst du deine Prozesse effizienter

1. Rückfragenformular integrieren

Ein optimierter Prozess startet direkt nach dem Anfrageformular. Hier könntest du ein Rückfragenformular implementieren, in dem Kunden wichtige Details wie Maße oder Fotos hochladen. Diese Daten können dann automatisch in ein System wie MeisterTask übertragen werden. Dein Team kann so sofort mit der Vorbereitung beginnen.

2. Videoberatung anbieten

Eine weitere Möglichkeit, deine Effizienz zu steigern, ist die Integration einer automatisierten Videoberatung. Hier könntest du beispielsweise den Unterschied zwischen Klapp-Schwing- und Schwingfenstern erklären oder die Vorteile von Hitzeschutz und Insektenschutz darstellen. So reduzierst du den Beratungsaufwand und positionierst dich gleichzeitig als Experte.

3. Automatisierte Terminvereinbarung

Nach der Videoberatung kannst du Kunden automatisch zu einem Erstgespräch einladen. Erinnerungen über einen Zeitraum von 10 bis 14 Tagen helfen dabei, den Termin wahrzunehmen. Die Buchung erfolgt bequem über eine Online-Terminseite.

 

Kunden-Onboarding: Der Schlüssel für einen reibungslosen Start

Sobald ein Auftrag erteilt wird, beginnt der Onboarding-Prozess. Hier kannst du zum Beispiel folgende Schritte einbauen:

  • Kommunikationsregeln festlegen: Soll die Kommunikation per E-Mail oder über ein CRM-System erfolgen?

  • Arbeitsabläufe erklären: Informiere den Kunden über Beginn, Dauer und Vorbereitung der Arbeiten.

  • Personalisierte Willkommensvideos: Diese können Kunden über den weiteren Prozess informieren und ein gutes Gefühl vermitteln.

 

Vorteile optimierter Prozesse

Durch die Optimierung und Automatisierung deiner Prozesse profitierst du von zahlreichen Vorteilen:

  1. Effizienz: Automatisierte Schritte entlasten dein Team und sparen Zeit.

  2. Bessere Vorbereitung: Kunden sind vorab informiert, was den Beratungsaufwand minimiert.

  3. Umsatzsteigerung: Mit klaren Erklärungen und Zusatzinformationen erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden hochwertige Zusatzleistungen buchen.

 

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